ANALOG & DIGITAL: DIE UNTERSCHRIFT BLEIBT STATE OF THE ART
Ob Mietvertrag, Quittung oder Kündigung – auf so gut wie allen Dokumenten ist sie noch immer unverzichtbar: Die Unterschrift, mit der wir unsere Zustimmung rechtskräftig ausdrücken können. Einmal gegeben, ist eine solche schriftliche Einverständnis nur schwer rückgängig zu machen. Was wir unterschreiben, sollten wir uns daher also gründlich überlegen.
In einer Welt, die zunehmend von digitalen Geräten wie Computern, Tablets oder Smartphones dominiert wird, erscheinen analoge Unterschriften inzwischen aber etwas veraltet. Immer häufiger verlaufen Prozesse heute übers Internet. E-Mails, Online-Banking und ähnliches verlangen demnach immer mehr nach einer Alternative zur handschriftlichen Signatur und diese lautet: digitale Unterschrift. Dabei genügt kein einfaches Bild eurer normalen Signatur: Um rechtsverbindlich zu unterschreiben, muss eine digitale Unterschrift eine ganze Reihe verschiedenster Anforderungen erfüllen und ähnelt dabei eigentlich eher einer kodierten Nachricht als einer herkömmlichen Unterschrift.
Das Konzept der digitalen Signatur stößt bei einigen Menschen jedoch auf Skepsis: Ist das denn überhaupt sicher? Was hindert Betrüger daran, meine Unterschrift zu fälschen? Das ist natürlich keine unberechtigte Sorge, schließlich ist Sicherheit sowohl die wichtigste als auch größte Herausforderung, die es zu lösen gilt. Die gute Nachricht ist: Digitale Signaturen können mindestens genauso sicher sein wie analoge Unterschriften – sofern alle technischen und rechtlichen Aspekte bedacht wurden. Es ist daher empfehlenswert, sich in diesem Punkt an Profis zu wenden, die die verschiedenen Aspekte der Authentifizierung mit euch klären und euch anschließend eine gültige, sichere Signatur erstellen. Doch welche Vorteile hat die digitale Unterschrift im Gegensatz zur herkömmlichen Signatur? Hier sind einige Gründe, warum ihr die Verwendung einer digitalen Signatur in Betracht ziehen solltet:
Papierlos glücklich
Wir Deutschen können davon ein Liedchen singen: In unserem bürokratischen Land gibt es für wirklich alles eine Bescheinigung, ein Formular oder Dokument. Auf dem Schreibtisch entsteht daher häufig ein blankes Chaos aus Zetteln und Ordnern, was auf Dauer natürlich ziemlich nervig ist. Die digitale Signatur kann hier jedoch Abhilfe leisten, indem sie unnötigem Papiermüll, unübersichtlichem Briefverkehr und sich häufenden Papierstapeln ein Ende setzt. Das Beste daran: Die digitale Unterschrift erleichtert euch nicht nur die Übersicht, sie wirkt sich dabei auch noch positiv auf Umwelt und Geldbeutel aus.
Prozesse optimieren
Zeit ist Geld: Diese Lebensweisheit hat sicher jeder von uns schon einmal zu hören bekommen und das nicht zu Unrecht, denn Zeitvergeudung kann einem in der Geschäftswelt durchaus teuer zu stehen kommen. Umso wichtiger ist es demnach, Prozesse so zu optimieren, dass maximal effizient gearbeitet werden kann, sprich: Schnell, sauber und strukturiert. In der Praxis kann das ganz unterschiedliche Formen annehmen, häufig können jedoch bereits durch kleine Änderungen erstaunliche Ergebnisse erzielt werden. So kann auch der Wechsel zur digitalen Unterschrift den Arbeitsalltag deutlich erleichtern: Manuelles ausdrucken, einscannen, verpacken und versenden war gestern. Wo digitale Unterschriften verwendet werden, kann ein Dokument mit wenigen Mausklicken geöffnet, unterschrieben und auf den Weg gebracht werden. Auf Dauer könnt ihr so eine ganze Menge wertvoller Zeit einsparen.
Signal nach außen
Wer gerade dabei ist, ein Start-up zu gründen oder ein bereits bestehendes Unternehmen zu optimieren, sollte den Aspekt der Innovativität dabei immer im Blick behalten. Neue, zeitgemäße Ideen sind immerhin einer der wichtigsten Bausteine für ein professionelles Arbeitsumfeld und langfristigen Erfolg. Es ist dabei aber essenziell, Professionalität nicht nur intern umzusetzen, sondern gleichzeitig auch nach außen widerzuspiegeln. Digitale Signaturen zu verwenden, kann hierbei sehr hilfreich sein. So könnt ihr Businesspartnern und Kunden kommunizieren, dass ihr sowohl ressourcenschonend als auch effizient und digital unterwegs seid, was in jedem Falle einen positiven Eindruck hinterlässt.
Ein weiterer wichtiger Schritt auf dem Weg zu einem erfolgreichen Unternehmen ist die Erstellung eines Businessplans. Das kann natürlich sehr anspruchsvoll und zeitaufwendig sein, es zahlt sich in der Regel allerdings aus, bereits vom ersten Tag an ordentlich zu arbeiten. Mit einer digitalen Signatur lassen sich Bereiche wie Personalwesen, Buchhaltung und Administration deutlich simpler gestalten. Im Endeffekt kann euer Unternehmen demnach in mehr als nur einer Weise von der Verwendung digitaler Unterschriften profitieren. Jackpot, oder?
