Durch die Digitalisierung ist die Verwaltung von digitalen Dokumenten in allen Branchen unerlässlich geworden. PDFs gehören zu den am meisten verbreiteten digitalen Inhalten, die Unternehmen täglich speichern und austauschen. Eine einheitliche PDF-Formatierung erleichtert den Austausch von Dokumente über verschiedene Softwaresysteme hinweg. PDF-Dokumente helfen Unternehmen nicht nur bei der Umstellung auf papierlose Verfahren, sondern sind zudem noch nachhaltig.

In diesem Artikel erfahrt ihr nicht nur, wie ihr durch ein PDF-Bearbeitungsprogramm digitale Arbeitsabläufe verbessern könnt, sondern auch welches Programm in der Anwendung am besten performt. 

Dokumente digitalisieren

Gescannte Dateien anzupassen, kann mühsam sein: egal, ob Texte neu getippt, nachformatiert oder noch einmal gescannt werden müssen. Die PDF-Bearbeitung ermöglicht es gescannte Dokumente einfach und schnell in PDF-Dateien mit bearbeitbarem Text und originalgetreuen Schriften umzuwandeln. Diese Funktion ist besonders für die Schaffung einer papierlosen Arbeitsumgebung von entscheidender Bedeutung.

Optimierte Zusammenarbeit im Team

In der heutigen Arbeitsumgebung müssen wichtige dokumentgebundene Daten in Echtzeit ausgetauscht werden können. Durch die Aktivierung der PDF-Bearbeitung erhalten Teams Zugang zu einem zentralen Dateityp, der für die Zusammenarbeit auf dem Desktop oder auf mobilen Geräten geeignet ist.

PDFs bearbeiten

In einem PDF-Editor können Seiten von Dokumenten aus bestehenden PDFs aufgeteilt, extrahiert, gelöscht oder neue Seiten eingefügt werde. Auch können Seiten aus verschiedenen PDFs in einer neuen Datei kombiniert werden. Eine weiteres hilfreiches Tool ist die Zusammenführung von mehreren Dateien zu einer großen PDF.

E-Signaturen

Elektronische Signaturen erleichtern den Austausch von Dokumenten, die eine persönliche Beglaubigung erfordern. Der Austausch von physischen Unterschriften über Papierkopien stört die Arbeitsabläufe in allen Kontexten. Elektronische Signaturen sind somit bequemer, effizienter und sparen zudem Geld.

Dokumente schützen

Vertrauliche Daten müssen geschützt werden, um zu verhindern, dass Informationen unbefugt kopiert, verändert oder gedruckt werden. Bei der Bearbeitung von PDF-Dokumenten können Benutzer*innen ein Kennwort für Dokumente festlegen und den Dokumentenzugriff somit verschlüsseln.

Welcher PDF Editor ist der Beste?

Acrobat Pro DC – Beste Gesamtlösung

Adobe Acrobat Pro DC ist nach wie vor der Standard in vielen Unternehmen. Das Programm ist für Desktop, Web, Smartphone und Tablet geeignet. Somit können Dokumente bearbeitet, kommentieret, umgewandelt und geteilt werden – und zwar ganz egal wo. Adobe Acrobat Pro DC hat so ziemlich jede Funktion, welche benötigt wird, um Dateien zu bearbeiten und anzupassen. Um mehr darüber zu erfahren, besucht das Adobe Bearbeitungsprogramm. 

PDF Candy – der kostenlose PDF Editor

PDF Candy ist der kostenfreie PDF-Editor, der viele Funktionsanwendungen bietet, welche normalerweise kostenpflichtig sind. Dazu gehören Scannen, mehrere Optionen zur Dateikonvertierung und OCR-Funktionen. Die kostenlose Version bietet zwar Zugriff auf die umfangreichen Werkzeuge der gebührenpflichtigen Version, diese ist jedoch auf eine Stunde pro PDF limitiert.

In der Regel könnt ihr mit kostenfreien online PDF-Editors Kommentare und Texte einfügen, Dokumente kombinieren und aufteilen sowie Dateien in und aus PDF konvertieren. Online PDF-Editors sind am geeignetsten für schnelle und einfache Bearbeitungsaufgaben. Für anspruchsvollere Aufgaben solltet ihr lieber die kostenpflichtigen Optionen verwenden. PDF-Editors sind absolut nachhaltig und eignen sich perfekt für eine grünere Zukunft, da die Dokumente nicht mehr ausgedruckt werden müssen.