Die Wirtschaftsregion rund um die Stadt Stuttgart beherbergt viele erfolgreiche Unternehmen sowie Start-ups, die mit innovativen Geschäftsmodellen bestimmte Branchen aufmischen möchten. Wenn auch ihr ein Start-up in Stuttgart aufbauen wollt, müsst ihr allerdings einige Faktoren berücksichtigen, zu denen auch das Rechnungswesen zählt.
Warum die Digitalisierung des Rechnungswesens wichtig für Start-ups ist
Insbesondere Start-ups sehen sich mit dem Problem konfrontiert, dass lediglich geringe finanzielle Mittel zur Verfügung stehen, um erforderliche Investitionen zu tätigen. Daher müsst ihr eure Firma so effizient wie möglich verwalten und die Kosten geringhalten. Das Herzstück eines Unternehmens stellt das Rechnungswesen dar. Die Erstellung und der anschließende Versand von Rechnungen an Geschäftspartner, Lieferanten sowie Kunden stellen schließlich sicher, dass die erbrachten Leistungen auch bezahlt werden.
Wenn euer Start-up nicht in der Lage ist, korrekte Rechnungen auszustellen, werden die Empfänger dieser keine Zahlungen durchführen. Das liegt unter anderem daran, dass Deutschland ein Hochsteuerland ist, weshalb es für Lieferanten und Geschäftspartner wichtig ist, die bezahlten Rechnungen von der Steuer absetzen zu können. Zudem dienen Rechnungen der Dokumentation von finanziellen Transaktionen und sind essenziell für die Buchhaltung. Wenn ihr später keine Probleme mit dem Finanzamt haben möchtet, solltet ihr euch daher um ein effizientes Rechnungswesen innerhalb eures Start-ups bemühen. Dies hilft euch zudem dabei, stets einen guten Überblick über die finanzielle Lage eurer Firma zu behalten.
Vorteile eines digitalisierten Rechnungswesens
Da es sich bei der Stadt Stuttgart aufgrund der starken wirtschaftlichen Lage um einen für viele Gründer attraktiven Ort handelt, um ein Start-up aufzubauen, kommt es zu vielen Neugründungen. Hierdurch entsteht ein harter Konkurrenzkampf, den nicht jedes Start-up überlebt. Wenn ihr eure Chancen auf ein langfristig erfolgreiches Geschäftsmodell erhöhen möchtet, solltet ihr deshalb euer Rechnungswesen digitalisieren. Ein digitalisiertes Geschäftsmodell bringt viele Vorteile mit sich, unabhängig davon, in welcher Branche ihr tätig werden wollt. Zu diesen zählen unter anderem:
- Schnellere Bearbeitung von Rechnungen,
- Reduzierung der Kosten,
- Einfache Nachverfolgung von Rechnungen,
- Geringerer Zeitaufwand,
- Einfache Verwaltung und Archivierung,
- Minimierung der Fehleranfälligkeit,
- Einfacher Zugang zu relevanten Daten.
Innerhalb eines digitalisierten Rechnungswesens kommen elektronische Rechnungen zum Einsatz, was sich positiv auf die Kostenstruktur eures Start-ups auswirkt. Das liegt daran, dass keine Papierrechnungen mehr ausgedruckt und manuell per Brief versandt werden müssen. Da sich der manuelle Aufwand auf diese Weise erheblich reduzieren lässt, erhöht sich die Effizienz innerhalb des Start-ups und die Fehleranfälligkeit beschränkt sich auf ein Minimum.
Einsatz einer Rechnungssoftware
Um bestmöglich von den zahlreichen Vorteilen eines digitalisierten Rechnungswesens zu profitieren, sollte gerade in Start-ups über die Anschaffung einer modernen Rechnungssoftware nachgedacht werden. Je mehr Prozesse innerhalb eurer Buchhaltung manuell abgewickelt werden, desto höher fällt nämlich die Fehleranfälligkeit aus und desto ineffizienter arbeitet euer Start-up. Die Einführung einer modernen Rechnungssoftware schafft hier Abhilfe, indem eine große Anzahl an buchhalterischen Prozessen automatisiert wird. Zu diesen zählen unter anderem:
- Erstellung und Versand von Rechnungen,
- Verwaltung und Archivierung von Rechnungen,
- Versand von Zahlungserinnerungen,
- Empfang und Kategorisierung von Rechnungen,
- Erstellung von Berichten.
Da sich viele Arbeitsabläufe innerhalb der Buchhaltung durch den Einsatz einer geeigneten Rechnungssoftware automatisieren lassen, nimmt die Einführung einer solchen großen Einfluss auf die finanzielle Situation eures Start-ups. Ihr habt wieder die Möglichkeit, euch auf euer Kerngeschäft zu konzentrieren, statt eine große Menge an Zeit für die Abwicklung der Buchhaltung aufzuwenden. Da eine Software keine Flüchtigkeitsfehler macht, sinkt dabei sogar die Fehleranfälligkeit, sodass die finanzielle Situation eures Start-ups stets korrekt dargestellt wird. Das ist wiederum wichtig, damit fundierte Entscheidungen getroffen werden können.
Eine passende Software auswählen
Bei der Auswahl einer Rechnungssoftware für euer Start-up solltet ihr darauf achten, dass die Software den individuellen Anforderungen eurer Firma entspricht. Wenn die Rechnungssoftware auf der Cloud basiert, stellt dies in der Regel einen großen Vorteil dar, da von überall aus Zugriff besteht, solange ihr oder der jeweilige Mitarbeiter über eine zuverlässige Internetverbindung verfügt. Immer mehr Mitarbeiter wünschen sich mehr Flexibilität am Arbeitsplatz und möchten gelegentlich auch von zu Hause aus arbeiten. Die Integration einer Cloud-basierten Software macht den Einsatz im Home-Office möglich und kann somit ganz nebenbei auch die Attraktivität eures Start-ups als Arbeitgeber erhöhen. Zusätzlich solltet ihr auf den Preis sowie den Funktionsumfang der jeweiligen Software achten, um das Preis-Leistungs-Verhältnis des jeweiligen Angebots zu beurteilen.
Für schnell wachsende Start-ups ist zudem die Skalierbarkeit der Software von großer Bedeutung, damit sich diese an die gestiegenen Anforderungen anpassen lässt. Das ist deshalb so wichtig, weil der Wechsel der Buchhaltungssoftware mit großem Aufwand einhergeht und womöglich eine Schulung der Mitarbeiter im Umgang mit der neuen Software erforderlich macht